Aufgrund der Zeitverschiebung zwischen der MS Motorservice International GmbH und den weltweit ansässigen Kunden treffen auch nach Feierabend und über Nacht Aufträge ein.

Diese werden per Mail, OnlineShop und TecCom an uns übermittelt. Die E-Mails werden gesichtet und bearbeitet.


Ein Kunde aus Polen beklagt bei seiner letzten Sendung Mengendifferenzen. Die E­Mail wird mit der Bitte, die Bestände zu kontrollieren, an das Lager gesendet.

Ein italienischer Kunde hat vor zwei Wochen eine Wasserpumpe bestellt, die nicht sofort verfügbar war. Nun fragt er nach, ob der Liefertermin eingehalten werden kann. Die zuständige Sachbearbeiterin leitet die Anfrage an die entsprechende Disponentin weiter.


Aus Russland erhält der Innendienst eine E-Mail. In dieser ist eine Exceldatei mit der wöchentlichen Bestellung angehängt. Mithilfe des Batch-Inputs wird die Bestellung in das

SAP-System hochgeladen. Die Sachbearbeiterin prüft, ob alle Positionen einen Liefertermin haben. Der Auftrag wird gespeichert und die Auftragsbestätigung an den Kunden versendet. Die dazugehörige E-Mail wird in SAP zum Auftrag digital archiviert.


Das Lager hat die Mengendifferenzen bestätigt. Daraufhin wird bei der Minderlieferung eine Gutschrift und bei der Überlieferung eine Lastschrift erstellt. Diese werden auf das Kundenkonto gestellt.

Ein Kunde aus Tschechien hat über den OnlineShop Qualitätsreklamationen eingestellt. Die Reklamationen werden vom Qualitätsmanagement geprüft und verarbeitet. Falls die Reklamation berechtigt ist, erstellt die Sachbearbeiterin eine Gutschrift.


Ein Kunde aus Nigeria schickt eine Liste mit OE-Nummern (Artikelnummern der Fahrzeughersteller) an die zuständige Sachbearbeiterin. Der Kunde bittet um ein Angebot für die entsprechenden Artikel.

Mithilfe des OnlineShops können die Artikelnummern umgeschlüsselt werden. Daraufhin sendet sie das Angebot an den zuständigen Gebietsverkaufsleiter, welcher die Preise überprüft und gegebenenfalls ändert. Danach kann das Angebot an den Kunden versendet werden.


Die wöchentlichen Lieferungen der Großkunden werden vorbereitet:

Die Liste der vom Kunden bestellten und verfügbaren Positionen wird aufgerufen und kontrolliert. Aus dieser Liste werden dann für den Kunden und seine verschiedenen Filialen die Lieferungen erstellt. Diese werden vom Lager und Versand bevorzugt bearbeitet, da sie innerhalb eines Tages verpackt und einen Tag später ausgeliefert werden müssen.


Bis 15 Uhr können die Kunden Expressaufträge bestellen. Diese werden abgespielt, auf Verfügbarkeit kontrolliert und an den Versand weitergeleitet. Der Auftrag wird am selben Tag verpackt und innerhalb von 24 oder 72 Stunden zugestellt.


PRIORITY

Der Vertriebsinnendienst besteht aus SachbearbeiterInnen mit fest zugeteiltem Kundenkreis auf Länderebene.

Die SachbearbeiterInnen fungieren als ständige Ansprechpartner des Kunden. Ihre Aufgabe ist es, die vorliegenden Aufträge mit der notwendigen Sorgfaltspflicht entsprechend der Kundenanforderungen zu prüfen, zu bestätigen und abschließend dem Versand zu übermitteln.

Kunden können über den Onlineshop, das Online-Portal TecCom oder klassisch über E-Mail ihre Bestellungen platzieren.

Um die Kunden in aller Welt optimal zu betreuen, sprechen die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zahlreiche Fremdsprachen.

Darüber hinaus ist eine enge Zusammenarbeit mit den zuständigen Gebietsverkaufsleitern erforderlich. Die Abteilungen Disposition, Versand und Zoll & Außenhandel arbeiten eng mit dem Vertriebsinnendienst zusammen.


AUFTRÄGE & ANGEBOTE

  • Die Kunden schicken Anfragen und Aufträge zu den Sachbearbeitern.
  • Aufträge und Anfragen werden in das System eingegeben, überprüft und dem Kunden bestätigt.

LIEFERUNGEN

  • Lieferungen werden entweder über den Versandvorrat aus den Rückständen oder bei Expresssendungen direkt aus dem Auftrag heraus erstellt.
  • Die Sendungen werden per SAP ans Lager übermittelt. Daraufhin werden die Sendungen gepackt, richtig etikettiert und anschließend an Kunden in aller Welt verschickt.

KUNDENKONTEN

  • Der Vertriebsinnendienst prüft und gleicht die Debitorenkonten der jeweiligen Kunden ab.
  • Unstimmigkeiten werden mit den Kunden direkt oder über den Gebietsverkaufsleiter geklärt.

REKLAMATIONEN & RETOUREN

  • Der Vertriebsinnendienst ist die erste Anlaufstelle des Kunden für Reklamationen.
  • Es gibt: 0-km-Reklamationen, Reklamationen von gelaufenen Teilen, Mengendifferenzen, Preisdifferenzen und Retouren.
  • Technische Reklamationen werden an die Qualitätsabteilung übergeben.

AZUBI AUFGABE

Expressaufträge der MS Motorservice France S.A.S.: Die Tochtergesellschaft in Frankreich schickt ihre Expressaufträge per Batch-Input. Die Aufträge werden eingespielt, die Lieferung wird erstellt und die Auftragsbestätigung an die MS Motorservice France S.A.S. geschickt. Dies sind typische erste Schritte in der Auftragsabwicklung.


NACHGEFRAGT

Was ist der Versandvorrat?

Beim Versandvorrat handelt es sich um eine SAP-Transaktion, die alle zu einem Stichtag verfügbaren Auftragspositionen des jeweiligen Kundenstammes anzeigt. Die SachbearbeiterInnen entscheiden in Abstimmung mit dem Kunden, ob eine Auslieferung erstellt und kommissioniert wird oder ob die Positionen in der Rückstandsliste verbleiben.

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