Informacje o ochronie danych osobowych w procesie rekrutacji Rheinmetall Group

I. Osoba odpowiedzialna

Elektroniczny system zarządzania kandydatami jest obsługiwany przez Rheinmetall AG jako centralna usługa rekrutacyjna do obsługi procesów rekrutacyjnych i aplikacyjnych również dla innych spółek grupy Rheinmetall. Osobą odpowiedzialną za odpowiednie ogłoszenie o pracę oraz za przetwarzanie danych osobowych w procesie aplikacyjnym jest z reguły firma grupy Rheinmetall określona w danym ogłoszeniu pracy. 

 

II. Dane osobowe

Przy składaniu aplikacji należy podać co najmniej następujące informacje:

• Imię
• Nazwisko
• Adres e-mail
• Nr telefonu
• Adres
• Pismo
• Życiorys

Podczas pozostałej części procesu aplikacyjnego można wprowadzać dalsze informacje istotne dla wniosku, aby uzupełnić dokumenty aplikacyjne.

Specjalne kategorie danych osobowych (informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych, stanie zdrowia lub orientacji seksualnej, dane genetyczne i biometryczne) nie są celowo gromadzone przez Rheinmetall. W związku z tym prosimy o niepodawanie żadnych informacji na temat powyższych kryteriów w swojej aplikacji.

Jeżeli ze względu na stanowisko do obsadzenia wymagane są specjalne informacje, takie jak

• zaświadczenie o niekaralności
• informacja z Schufa
• wyniki testu umiejętności
• lekarskie zaświadczenie o możliwości pracy na danym stanowisku (zdolny, niezdolny, warunkowo zdolny, zdolny z ograniczeniem)
• wynik sprawdzenia bezpieczeństwa zgodnie z niemieckiej ustawy w sprawie weryfikacji bezpieczeństwa SÜG

poinformujemy Państwa o tym oddzielnie w procesie aplikacyjnym i uzyskamy wymagane informacje.

Podanie danych osobowych nie jest wymagane przez prawo lub umowę, ani też nie są Państwo zobowiązani do podawania danych osobowych. Dostarczenie danych osobowych jest jednak niezbędne do realizacji procedury rekrutacyjnej. Oznacza to, że w przypadku niepodania żadnych danych osobowych w aplikacji nie będziemy w stanie przeprowadzić procedury rekrutacyjnej.

 

III. Dane kontaktowe pełnomocnika ds. ochrony danych

Z pełnomocnikiem ds. ochrony danych osobowych Rheinmetall AG można skontaktować się w następujący sposób:

Rheinmetall AG
Corporate Compliance
Datenschutzbeauftragter
Rheinmetall Platz 1
40476 Düsseldorf
Deutschland
DSB-RhAG@rheinmetall.com

 

IV. Pochodzenie danych

Dane otrzymujemy zawsze bezpośrednio od Państwa w ramach procesu rekrutacyjnego.

Jeżeli zostaniecie Państwo uwzględnieni w dalszej procedurze rekrutacyjnej, dokonamy porównania z wykazami osób objętych sankcjami lub podejrzanych o terroryzm. W przypadku wybranych stanowisk, po konsultacji z Państwem, sprawdzimy Państwa dane. W tym celu w razie potrzeby sprawdzimy Państwa dane kontaktując się z określonymi przez Państwa pracodawcami, jak również z Dun & Bradstreet, Thomson Reuters World Check, Google, XING, LinkeIn i innymi platformami społecznościowymi.

 

V. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Wszystkie dane osobowe podane przez Państwa w portalu aplikacyjnym, w tym dane wynikające z dołączonych przez Państwa załączników, będą przetwarzane przez Rheinmetall AG lub spółkę grupy Rheinmetall odpowiedzialną za dane ogłoszenie o pracę wyłącznie na potrzeby Państwa aplikacji.

Rheinmetall Group przetwarza Państwa dane osobowe w szczególności zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i federalną ustawą o ochronie danych (BDSG) oraz wszystkimi innymi odpowiednimi ustawami.

Dane osobowe kandydatów mogą być przetwarzane dla celów procedury rekrutacyjnej, jeżeli jest to niezbędne do podjęcia decyzji o nawiązaniu z nami stosunku pracy. Podstawą prawną jest § 26 ust. 1 federalnej ustawy o ochronie danych i art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. b RODO.

Konieczność i zakres gromadzenia danych zależy m.in. od stanowiska do obsadzenia. Jeżeli pożądane stanowisko wiąże się z wykonywaniem szczególnie poufnych zadań, zwiększoną odpowiedzialnością osobową lub finansową bądź jest związane z określonymi wymaganiami fizycznymi i zdrowotnymi, konieczne może być gromadzenie danych na większą skalę. W celu ochrony prywatności danych osobowych, takie przetwarzanie danych odbywa się dopiero po zakończeniu selekcji kandydatów i bezpośrednio przed zatrudnieniem.

W niektórych przypadkach przetwarzamy Państwa dane w celu ochrony uzasadnionych interesów naszego przedsiębiorstwa lub osób trzecich:

• Obrona roszczeń prawnych w postępowaniu na podstawie ogólnej ustawy o równym traktowaniu (AGG). W przypadku sporu prawnego mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu danych dla celów dowodowych.
• Uzgadnianie danych z unijnymi listami antyterrorystycznymi zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 2580/2001 i 881/2002: jako przedsiębiorstwo jesteśmy zobowiązani na mocy prawa UE do współpracy w walce z terroryzmem. Osobom i organizacjom znajdującym się na listach organizacji terrorystycznych nie wolno udostępniać żadnych środków finansowych (zakaz udostępniania środków finansowych). Z tego powodu jesteśmy zobowiązani do porównania nazwisk z dostępnymi nam listami osób podejrzanych o terroryzm.
• W przypadku wybranych stanowisk jesteśmy zobowiązani do sprawdzenia kandydata i jego danych w celu zachowania należytej staranności. W tych przypadkach przeprowadzane jest badanie „Pre Employment Screening”. Jeśli będzie to konieczne w przypadku stanowiska, o które się Państwo ubiegają, zostaną Państwo poinformowani wcześniej oddzielnie (osobiście) o rodzaju, formie i zakresie.
• Przekazanie danych w ramach zarządzania merytorycznego przez pracownika innej spółki grupy.

Podstawa prawna wynika z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO.

Jeśli udzielili nam Państwo dobrowolnej zgody na przetwarzanie określonych danych osobowych, to zgoda ta stanowi podstawę prawną przetwarzania tych danych (por. art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. a RODO, § 26 ust. 2 BDSG). W następujących przypadkach przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie Państwa zgody:

• Włączenie do puli kandydatów, tzn. przechowywanie dokumentów aplikacyjnych poza bieżącą procedurą rekrutacyjną do rozpatrzenia w kolejnych procedurach rekrutacyjnych (patrz punkt X)
• Przekazanie aplikacji do spółek grupy na poziomie krajowym (patrz pkt XI)
• Przekazanie aplikacji do spółek grupy na szczeblu międzynarodowym (patrz pkt XII)

Jeżeli, wbrew naszej prośbie przekazali nam Państwo specjalne kategorie danych osobowych, gromadzenie i przechowywanie tych danych odbywa się na podstawie art. 9 ust. 2 lit. e RODO. Dalsze przetwarzanie przez nas nie będzie miało miejsca.

 

VI. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe są dostępne dla odpowiednich kierowników ds. zasobów ludzkich w grupie Rheinmetall i w indywidualnych przypadkach będą udostępnione wybranym osobom na stanowiskach kierowniczych. Może to również obejmować menedżerów innych spółek grupy w ramach zarządzania merytorycznego. Zarządzanie merytoryczne oznacza, że pewne specjalistyczne tematy są skonsolidowane pod jednolitym kierownictwem w całej grupie. W związku z tym możliwe jest, że w zależności od stanowiska ogłoszonego do obsadzenia zatrudnienie może mieć miejsce w jednej firmie, a właściwy kierownik może być zatrudniony w innej firmie.

System kandydatów jest udostępniany jako Software as a Service przez dostawcę usług informatycznych, w związku z czym dostawca usług informatycznych może również uzyskać dostęp do systemu w ramach czynności serwisowych i konserwacyjnych.

 

VII. Kraje poza Unią Europejską

Państwa dane osobowe są przetwarzane z zasady na terenie UE przez spółki należące do grupy Rheinmetall.

O ile ogłoszone stanowisko dotyczy stanowiska w firmie grupy Rheinmetall spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) lub właściwy dla Państwa kierownik pracuje poza EOG, Państwa dane osobowe zostaną również przekazane tej firmie grupy. Aby chronić Państwa dane, podejmujemy specjalne środki w celu zapewnienia, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane w krajach trzecich w sposób równie bezpieczny, jak w Unii Europejskiej.

 

VIII. Okres przechowywania

Przechowujemy Państwa dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do podjęcia decyzji w sprawie Państwa aplikacji. Jeżeli stosunek pracy pomiędzy Państwem a Rheinmetall nie dojdzie do skutku, będziemy przechowywać Państwa dane przez kolejne osiem miesięcy, ponieważ jest to niezbędne do obrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi.

Okres ten rozpoczyna się wraz z zakończeniem indywidualnego procesu aplikacyjnego (odrzuceniem podania lub zatrudnieniem). Termin ten ma zastosowanie do każdej z Państwa aplikacji.

W przypadku włączenia do puli talentów (patrz punkt X) i zapisania w niej Państwa danych osobowych, dane te zostaną usunięte zgodnie z odpowiednimi zasadami prawa o ochronie danych osobowych, o których mowa powyżej, z zastrzeżeniem, że po upływie 24 miesięcy zwrócimy się z prośbą o aktualizację Państwa danych. Jeśli nie odpowiedzą Państwo na to wezwanie lub nie zaktualizują swoich danych, zostaną Państwo usunięci z puli talentów, a Państwa dane osobowe i profil osobowy zostaną skasowane.

 

IX. Prawa zainteresowanych

Każda zainteresowana osoba ma

• prawo do informacji zgodnie z art. 15 RODO,
• prawo do sprostowania zgodnie z art. 16 RODO,
• prawo do usunięcia zgodnie z art. 17 RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO,
• prawo do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO oraz
• prawo do przeniesienia danych zgodnie z art. 20 RODO.

W odniesieniu do prawa do informacji i prawa do usunięcia obowiązują ograniczenia zgodnie z §§ 34 i 35 BDSG.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO mają Państwo prawo w każdej chwili, z powodów wynikających z Państwa szczególnej sytuacji, sprzeciwić się przetwarzaniu Państwa danych osobowych, które odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. e RODO (przetwarzanie danych w interesie publicznym) lub na podstawie

art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych w celu zabezpieczenia uzasadnionego interesu), dotyczy to również tworzenia profili w oparciu o ten przepis. W przypadku złożenia sprzeciwu przez osobę zainteresowaną zaprzestajemy przetwarzania jej danych osobowych, chyba że będziemy w stanie wykazać ważne i uzasadnione podstawy przetwarzania, które mają charakter nadrzędny wobec interesów, praw i wolności danej osoby lub przetwarzanie służy dochodzeniu, wykonaniu lub obronie roszczeń prawnych.

Można w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Należy pamiętać, że sprzeciw jest ważny tylko na przyszłość.

Mogą Państwo zażądać informacji, czy przechowujemy Państwa dane osobowe. Na życzenie poinformujemy Państwa o tym, jakie są to dane, do jakich celów dane są przetwarzane, komu są ujawniane, jak długo dane są przechowywane i jakie inne prawa mają Państwo w odniesieniu do tych danych.

Ponadto mają Państwo prawo do skorygowania błędnych danych lub do ich usunięcia. Jeśli nie ma powodu do dalszego przechowywania, usuniemy Państwa dane, w przeciwnym razie ograniczymy ich przetwarzanie. Mogą Państwo również zażądać od nas przekazania Państwu lub innej wybranej osobie bądź przedsiębiorstwu wszelkich podanych nam danych osobowych w ustrukturyzowanym, typowym, maszynowo czytelnym formacie.

Istnieje również prawo do odwołania się do organu nadzorującego ochronę danych (art. 77 RODO w związku z § 19 BDSG).

Aby skorzystać z przysługujących Państwu praw, mogą Państwo skontaktować się z osobą odpowiedzialną lub pełnomocnikiem ds. ochrony danych osobowych pod podanymi danymi kontaktowymi bądź z centrum rekrutacji pod adresem Datenschutz-im-bewerbungsprozess@rheinmetall.com albo pocztą na adres Recruiting Center, Hammfelddamm 7, 41460 Neuss, Niemcy, z tytułem „Skarga w zakresie ochrony danych”. Państwa sprawą zajmiemy się bezzwłocznie i zgodnie z przepisami prawa oraz przekażemy informacje o przedsięwziętych krokach.

 

X. Włączenie do puli talentów

W ramach procesu aplikacyjnego sprawdzimy, czy możemy zaoferować Państwu miejsce w naszej puli talentów. Jest to baza danych, w której przechowywane są dane kandydatów, aby w przyszłości móc bezpośrednio uwzględnić ich kandydaturę na odpowiednie stanowisko. O możliwości tej poinformujemy Państwa w odpowiednim czasie podczas procesu aplikacyjnego i zapraszamy do dołączenia do naszej puli talentów. W ramach tego zaproszenia mają Państwo możliwość wyrażenia zgody na włączenie do puli talentów.

 

XI. Pre-Employment Screening (PES)

Proces PES będzie stosowany tylko w odniesieniu do wybranych stanowisk, które w ramach przejrzystego systemu zostały zadeklarowane jako stanowiska wysokiego ryzyka. Obecnie następujące stanowiska są zawsze objęte procesem PES:

• członkowie zarządu
• członkowie rady nadzorczej
• dyrektorzy zarządzający
• dyrektorzy
• kadra kierownicza z poziomu kierownika działu, a także kierownicy działów sprzedaży, zakupów, badań i rozwoju oraz finansów
• pozycje w obszarach związanych z bezpieczeństwem, takich jak bezpieczeństwo korporacyjne, Compliance Officer i Compliance Manager
• ustawowi pełnomocnicy z zakresu przeciwdziałania dyskryminacji i zapewniania równości, pełnomocnik ds. ochrony danych, pełnomocnik ds. ochrony tajemnicy, pełnomocnik ds. ustawy o kogeneracji oraz pełnomocnik ds. bezpieczeństwa zgodnie z SÜG

Jeśli stanowisko, na które została złożona aplikacja, jest objęte procesem PES, poinformujemy Państwa o tym oddzielnie przed rozpoczęciem procedury PES.

PES obejmuje z zasady:

• porównanie z listami państw i tzw. listami osób objętych sankcjami lub podejrzanych o terroryzm (np. lista sankcji finansowych UE lub lista OFAC);
• badanie przy wykorzystaniu licencjonowanych źródeł / baz danych (np. Dun&Bradstreet lub Thomson Reuters World Check), badanie online (np. Google lub zagraniczna wyszukiwarka);
• badanie platform społecznościowych (np. sieci profesjonalnych lub Twittera);
• wywiad z byłymi pracodawcami (obecni pracodawcy tylko po uzgodnieniu i akceptacji przez Państwa).

W ramach PES będą przetwarzane następujące dane osobowe dotyczące Państwa:

• nazwisko;
• adres (służbowy i prywatny);
• numer telefonu i faksu/adres e-mail;
• dane z życiorysu;
• świadectwa pracy;
• szkolenia i świadectwa kwalifikacji;
• informacje z Schufa (są pozyskiwane tylko w przypadku wybranych stanowisk, np. funkcji odpowiedzialnych za budżet lub w obszarach związanych z bezpieczeństwem);
• zaświadczenie o niekaralności (jest pozyskiwane tylko w przypadku wybranych stanowisk, np. funkcji odpowiedzialnych za budżet lub w obszarach związanych z bezpieczeństwem).

Odbiorcami Państwa danych osobowych są firma Rheinmetall, w której poszukują Państwo pracy, a także centrum rekrutacji i dział Compliance Assessment & Monitoring Rheinmetall AG.

W każdej chwili mogą Państwo odmówić przetwarzania danych lub wnieść sprzeciw w późniejszym terminie, ze skutkiem na przyszłość. W takim przypadku możemy nie być w stanie uwzględnić Państwa kandydatury na wybrane stanowisko.

PES służy zapobiegawczemu unikaniu selekcji personelu obarczonej ryzykiem związanym z przestrzeganiem przepisów, bezpieczeństwem lub innymi zagrożeniami dla reputacji oraz wypełnianiu obowiązków kierownictwa w zakresie starannego doboru personelu (§ 130 niemieckiej ustawy o wykroczeniach porządkowych OWiG).

Ponadto podstawowym celem przetwarzania danych jest ogólne zapobieganie szkodom dla reputacji grupy Rheinmetall i jej poszczególnych spółek.

Zezwolenie w zakresie ochrony danych regularnie wynika z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO (uzasadniony interes), a w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (por. art. 9 ust. 1 RODO) tylko w odniesieniu do danych, które osoba, której dane dotyczą, wyraźnie podała do wiadomości publicznej (por. art. 9 ust. 2 lit. e RODO).

PES ma w szczególności na celu identyfikację następujących zagrożeń dla grupy Rheinmetall:

• naruszenie reputacji poprzez zatrudnianie „oszustów”
• obrona przed terroryzmem i ekstremizmem
• niebezpieczeństwo szpiegostwa przemysłowego
• niechciany wyciek informacji: