Informativa sulla tutela dei dati personali per la procedura di candidatura del Gruppo Rheinmetall

I. Responsabile

Il sistema elettronico di gestione dei candidati viene utilizzato da Rheinmetall AG in qualità di servizio di reclutamento centrale per lo svolgimento del processo di candidatura e reclutamento anche per altre società appartenenti al Gruppo Rheinmetall. Responsabile del rispettivo annuncio di posto vacante e del trattamento dei dati personali nell’ambito del processo di candidatura è sempre la società del Gruppo Rheinmetall indicata nel rispettivo annuncio di posto vacante. 

 

II. Dati personali

Nell’ambito della presentazione dei vostri documenti di candidatura è necessario indicare almeno le seguenti informazioni:

• Nome
• Cognome
• Indirizzo e-mail
• Numero di telefono
• Indirizzo
• Lettera di presentazione
• Curriculum vitae

Nel corso del processo di candidatura potete fornire ulteriori indicazioni al fine di completare i vostri documenti di candidatura.

Rheinmetall deliberatamente non provvede alla raccolta di dati personali appartenenti ad alcune categorie speciali (indicazioni su appartenenza etnica o razziale, opinioni politiche, credi religiosi e ideologici, appartenenza a sindacati, condizioni di salute o orientamento sessuale, dati genetici o biometrici). Di conseguenza vi preghiamo di non fornire mai indicazioni in merito ai summenzionati argomenti nell’ambito della vostra candidatura.

Qualora siano necessarie informazioni più specifiche a causa delle caratteristiche particolari del posto da occupare, quali ad esempio

• Fedina penale
• Verifica della solvibilità Schufa
• Risultati della prova attitudinale
• Risultati dell’esame medico di idoneità (idoneo, non idoneo, condizionatamente/limitatamente idoneo)
• Risultato dell’indagine per nulla osta di sicurezza ai sensi della Legge federale sulla verifica della sicurezza nazionale SÜG

vi informeremo durante il processo di candidatura e richiederemo tali informazioni in sede separata.

La messa a disposizione di dati personali non è prescritta né per legge né per contratto, né siete obbligati a mettere a disposizione i vostri dati personali. La messa a disposizione di dati personali è tuttavia indispensabile per lo svolgimento della procedura di candidatura. Ciò significa che, in mancanza di dati personali al momento della candidatura, non sarà possibile svolgere la procedura di candidatura.

 

III. Dati di contatto del garante per la tutela dei dati personali

Il garante per la tutela dei dati personali di Rheinmetall AG è raggiungibile al seguente indirizzo:

Rheinmetall AG
Corporate Compliance
Datenschutzbeauftragter
Rheinmetall Platz 1
40476 Düsseldorf
Germania
DSB-RhAG@rheinmetall.com

 

IV. Provenienza dei dati

In linea di massima i dati ci vengono forniti direttamente da voi nell’ambito della procedura di candidatura.

Se la vostra candidatura viene considerata, provvederemo ad un raffronto con gli elenchi delle sanzioni e dei terroristi. Per posti vacanti particolari provvederemo ad una verifica delle indicazioni da voi fornite dopo avervi interpellato in merito. A tal fine provvederemo, qualora necessario, alla verifica dei dati rivolgendoci ai datori di lavoro da voi indicati nonché tramite Dun & Bradstreet, Thomson Reuters World Check, Google, XING, LinkeIn e altre piattaforme di social media.

 

V. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali

Tutti i dati personali da voi indicati nel portale per le candidature, inclusi i dati risultanti da tutti gli allegati, vengono trattati da Rheinmetall AG, o rispettivamente dalla società del Gruppo Rheinmetall responsabile del posto vacante pubblicato, esclusivamente ai fini della vostra candidatura.

Il Gruppo Rheinmetall tratta i vostri dati personali nel pieno rispetto in particolare del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) e della Legge federale tedesca sulla protezione dei dati (BDSG) nonché di tutte le restanti leggi pertinenti in materia.

Il trattamento dei dati personali dei candidati ai fini della procedura di candidatura è ammesso qualora sia indispensabile per la decisione in merito alla costituzione di un rapporto di lavoro o meno. La relativa base giuridica è rappresentata dal § 26 comma 1 BDSG e dall’art. 6 comma 1 frase 1 lettera b RGPD.

La necessità e l’entità della raccolta di dati dipendono anche dalle caratteristiche del posto vacante. Qualora la posizione oggetto della candidatura implichi lo svolgimento di compiti di riservatezza particolare, una maggiore responsabilità personale e/o finanziaria o richieda determinati requisiti fisici o di salute, è possibile che sia necessaria una più ampia raccolta di dati. Per preservare la tutela dei dati personali, una tale raccolta di dati avviene solo alla fine del processo di selezione e direttamente prima dell’assunzione.

In determinati casi provvediamo al trattamento dei vostri dati per il perseguimento di interessi legittimi da parte nostra o di terzi:

• Per la difesa di un diritto in sede giudiziaria nell’ambito di un procedimento legale ai sensi della Legge generale tedesca sulla parità di trattamento (AGG). Nell’eventualità di una controversia legale abbiamo un legittimo interesse al trattamento dei dati a fini probatori.
• Raffronto dei dati con gli elenchi antiterrorismo UE ai sensi dei Regolamenti (CE) n. 2580/2001 e 881/2002. Secondo le leggi dell’UE come azienda abbiamo l’obbligo di prendere parte alla lotta contro il terrorismo. Le persone e le organizzazioni che figurano negli elenchi dei terroristi non devono ricevere fondi o risorse economiche (divieto di messa a disposizione). Per questo motivo abbiamo l’obbligo di procedere ad un raffronto con gli elenchi dei terroristi disponibili.
• Per determinate posizioni selezionate siamo tenuti a verificare il candidato e le indicazioni da lui fornite per doveri di diligenza. In questi casi si procede ad un cosiddetto Pre-Employment Screening. Qualora il posto vacante oggetto della candidatura richieda una tale verifica, vi informeremo precedentemente in sede separata (di persona) su genere, modalità ed entità di tale verifica.
• L’inoltro dei dati nell’ambito di una supervisione tecnica da parte di un dipendente appartenente ad un’altra società del Gruppo.

La relativa base giuridica è rappresentata dall’art. 6 comma 1 frase 1 lettera f RGPD.

Avendo dichiarato il proprio consenso volontario al trattamento di determinati dati personali, tale consenso rappresenta la base giuridica per il trattamento di questi dati (cfr. art. 6 comma 1 frase 1 lettera a RGPD, § 26 comma 2 BDSG). Procediamo al trattamento dei vostri dati personali sulla base del vostro consenso fornitoci nei seguenti casi:

• Inserimento nel pool dei candidati, vale a dire che procediamo al salvataggio dei documenti della candidatura oltre l’attuale procedura di candidatura per poterne tener conto in eventuali successive procedure di candidatura (vedi il punto X)
• Inoltro della candidatura a società nazionali del Gruppo (vedi il punto XI)
• Inoltro della candidatura a società internazionali del Gruppo (vedi il punto XII)

Qualora, diversamente a quanto da noi richiesto, doveste aver fornito dati personali appartenenti alle categorie speciali menzionate, la relativa raccolta e il salvataggio si basano sull’art. 9 comma 2 lettera e RGPD. Non procederemo ad alcun ulteriore trattamento dei dati.

 

VI. Recipient of the personal data

Your personal data will be accessible to the responsible HR managers within the Rheinmetall Group and will be made available to selected executives in individual cases. This may include executives of other Group companies within the scope of technical supervision. Technical supervision means that specific topics are grouped together company-wide under one unified management for the entire group. It is therefore possible that, depending on the job advertised, you may be employed by one company, but your manager is employed by another company.

The applicant system is operated as Software as a Service by an IT service provider, so the IT service provider also has access to the system as part of its maintenance and service activities.

 

VII. Paesi al di fuori dell’Unione Europea

Di principio il trattamento dei vostri dati personali avviene all’interno dell’UE nelle società del Gruppo Rheinmetall.

Qualora il posto vacante pubblicato riguardi un’assunzione in una società del Gruppo Rheinmetall al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo (“SEE”) oppure il dirigente supervisore tecnico sia operativo al di fuori dell’SEE, i vostri dati personali verranno trasmessi anche alla società del Gruppo interessata. Per proteggere i vostri dati attueremo misure particolari, al fine di assicurare che il trattamento dei vostri dati personali in Paesi terzi avvenga con gli stessi criteri di sicurezza come nell’Unione Europea.

 

VIII. Durata del salvataggio

Salviamo i vostri dati personali per tutto il tempo necessario a prendere una decisione in merito alla vostra candidatura. Qualora non si dovesse realizzare un rapporto di lavoro tra voi e Rheinmetall, i dati rimangono salvati per altri otto mesi in quanto ciò è necessario per una nostra eventuale difesa contro possibili rivendicazioni legali.

Questo termine inizia a decorrere con il completamento del processo di candidatura individuale (decisione negativa o assunzione). Tale termine trova applicazione per ciascuna vostra candidatura.

Nell’eventualità dell’inserimento nel Talent Pool (vedi il punto X) e del salvataggio dei vostri dati personali nello stesso, la cancellazione dei dati avviene in conformità alla summenzionata normativa esistente in materia di protezione dei dati con la riserva che dopo un periodo di ventiquattro mesi vi invitiamo ad aggiornare i vostri dati. Qualora non doveste reagire alla nostra richiesta o non doveste aggiornare i vostri dati, provvederemo alla vostra rimozione dal Talent Pool e alla cancellazione dei vostri dati personali e del vostro profilo di candidato.

 

IX. Diritti dell’interessato

Ciascuna persona interessata ha

• il diritto di accesso secondo art. 15 RGPD,
• il diritto alla rettifica secondo art. 16 RGPD,
• il diritto alla cancellazione secondo art. 17 RGPD,
• il diritto alla limitazione del trattamento secondo art. 18 RGPD,
• il diritto di opposizione secondo art. 21 RGPD nonché
• il diritto alla portabilità dei dati secondo art. 20 RGPD.

Per il diritto di accesso e il diritto alla cancellazione trovano applicazione le limitazioni ai sensi dei §§ 34 e 35 BDSG.

Conformemente all’art. 21 comma 1 RGPD, avete il diritto di opporvi in qualsiasi momento, per motivi correlati alla vostra situazione particolare, al trattamento dei dati personali che vi riguardano eseguito in base all’art. 6 comma 1 frase 1 lettera e RGPD (trattamento dei dati per un compito di interesse pubblico) oppure in base

all’art. 6 comma 1 frase 1 lettera f RGPD (trattamento dei dati per il perseguimento di interessi legittimi); ciò vale anche per un eventuale profiling basato su questa disposizione. In caso di opposizione da parte vostra cesserà il trattamento dei vostri dati da parte nostra, a meno che non possiamo dimostrare l’esistenza di motivi preminenti e legittimi per procedere al trattamento che prevalgono sui vostri interessi, diritti e libertà oppure il trattamento sia necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Il consenso conferitoci può essere da voi revocato in qualsiasi momento. Va considerato che un’eventuale revoca ha effetto solo per il futuro.

Avete il diritto di ottenere informazioni se da parte nostra sono stati salvati dati personali che vi riguardano. Se lo desiderate, vi comunicheremo di quali dati si tratta, la finalità del trattamento, a chi questi dati sono accessibili, per quanto tempo vengono salvati e quali ulteriori diritti avete in relazione a tali dati.

Avete inoltre il diritto alla rettifica di dati errati o alla cancellazione dei vostri dati. In mancanza di un motivo per l’ulteriore salvataggio, procederemo alla cancellazione dei vostri dati, altrimenti alla limitazione del trattamento. Avete anche facoltà di richiedere la consegna di tutti i vostri dati personali messi da voi a nostra disposizione in un formato elettronico di uso comune e leggibile da dispositivo automatico a voi stessi o ad una persona o un’azienda di vostra scelta.

Esiste inoltre il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo in materia di protezione dei dati (art. 77 RGPD in combinazione con § 19 BDSG).

Per esercitare i vostri diritti, potete rivolgervi al rispettivo responsabile oppure al nostro garante per la tutela dei dati personali ai dati di contatto indicati oppure al Recruiting Center all’indirizzo Datenschutz-im-bewerbungsprozess@rheinmetall.com oppure per via postale al seguente recapito: Recruiting Center, Hammfelddamm 7, 41460 Neuss, indicando come oggetto “Reclamo in materia di protezione dei dati”. Provvederemo all’evasione delle vostre richieste in tempi brevi e in conformità alla normativa di legge esistente e a comunicarvi le misure intraprese da parte nostra.

 

X. Inserimento nel Talent Pool

Nell’ambito del processo di candidatura verificheremo se possiamo proporvi l’inserimento del vostro profilo nel nostro Talent Pool. Si tratta di una banca dati nella quale vengono salvati i vostri dati di candidato in modo da potervi considerare direttamente per eventuali posti vacanti futuri adeguati al vostro profilo. In tal caso durante il processo di candidatura vi informeremo a tempo debito di tale possibilità e vi inviteremo a partecipare al nostro Talent Pool. Nell’ambito di questo invito avete la possibilità di esprimere il vostro consenso all’inserimento del vostro profilo nel Talent Pool.

 

XI. Pre-Employment Screening (PES)

Il PES trova applicazione solo per posizioni selezionate e dichiarate come a rischio secondo un sistema trasparente. In linea di massima al momento attuale un PES è previsto per le seguenti posizioni:

• Membri del Consiglio direttivo
• Membri del Consiglio di vigilanza
• Amministratori aziendali
• Personale della direzione aziendale
• Dirigenti a partire dal livello di capodivisione e caporeparto nei settori vendite, acquisti, ricerca e sviluppo e finanze
• Posizioni nei settori rilevanti per la sicurezza come sicurezza del Gruppo, Compliance Officer e Compliance Manager
• Garanti legali dei settori antidiscriminazione/diversità, garante per la tutela dei dati personali, garante della sicurezza, garante ai sensi della Legge tedesca sul controllo delle armi da guerra (KWKG) e garante in materia di indagini di sicurezza ai sensi della legge SÜG

Qualora il posto vacante oggetto della candidatura sia interessato dall’esecuzione di un PES, provvederemo ad informarvi in sede separata prima dell’esecuzione del PES.

Il PES comprende sempre:

• Raffronto con gli elenchi di Stati e gli elenchi delle sanzioni e dei terroristi (ad es. EU Financial Sanctions List o elenco OFAC);
• Verifica mediante fonti di ricerca/banche dati autorizzate (ad es. Dun & Bradstreet o Thomson Reuters World Check) e ricerca online (ad es. Google o motori di ricerca esteri);
• Controllo delle piattaforme di social media (ad es. reti professionali o Twitter);
• Richiesta di informazioni a datori di lavoro precedenti (datore di lavoro attuale solo dopo avervi interpellato e ottenuto il vostro consenso).

Nell’ambito del PES vengono trattati i seguenti dati personali:

• Nome;
• Indirizzo (di lavoro e privato);
• Numero di telefono e di fax/indirizzo e-mail;
• Indicazioni sul curriculum vitae;
• Attestati di lavoro;
• Attestati di formazione e qualifica;
• Verifica della solvibilità Schufa (solo per posizioni particolari, ad es.: funzioni con responsabilità di budget o in settori rilevanti per la sicurezza);
• Fedina penale (solo per posizioni particolari, ad es.: funzioni con responsabilità di budget o in settori rilevanti per la sicurezza).

Destinatario dei dati personali è la società del Gruppo Rheinmetall per la quale si propone la propria candidatura nonché il Recruiting Center e il reparto Compliance Assessment & Monitoring di Rheinmetall AG.

Potete rifiutare il trattamento dei vostri dati oppure opporvi in un qualsiasi momento successivo con effetto futuro. In quel caso non possiamo tuttavia considerare la vostra candidatura per il posto vacante scelto.

Il PES serve alla prevenzione di un eventuale reclutamento correlato a rischi di compliance, sicurezza o altri rischi di reputazione e all’adempimento degli obblighi della direzione aziendale in merito alla diligenza nella scelta del personale (§ 130 della Legge tedesca sulle trasgressioni amministrative OWiG).

La finalità sostanziale delle attività di trattamento dei dati è inoltre la prevenzione generale di danni di reputazione per il Gruppo Rheinmetall e le diverse consociate.

In base alla normativa vigente in materia di protezione dei dati, il permesso per il trattamento dei dati personali risulta dall’art. 6 comma 1 frase 1 lettera f RGPD (legittimo interesse), nonché, per ciò che concerne il trattamento di dati personali appartenenti alle categorie speciali (cfr. art. 9 comma 1 RGPD), solo per i dati resi pubblici dalla persona interessata (cfr. art. 9 comma 2 lettera e RGPD).

Nello specifico il PES mira ad identificare i seguenti rischi per il Gruppo Rheinmetall:

• Danni di reputazione in seguito all’assunzione di “truffatori”
• Lotta al terrorismo e all’estremismo
• Rischio di spionaggio industriale
• Fuga non voluta di informazioni