Der Versand meldet abends/nachts alle anstehenden Lieferscheinnummern, welche bei den Paketspediteuren zur Abholung angemeldet werden müssen. Dazu werden alle Sendungsdetails, wie zum Beispiel Gewicht, Größe und Anzahl der Packstücke im SAP-System abgerufen und im Online-Portal des Spediteurs eingepflegt. Das Portal erzeugt ein Barcodelabel, welches an den Versand weitergeleitet und dann auf die Ware geklebt wird.


Die Spediteure schicken Rechnungen per E-Mail, diese werden ausgedruckt und mit einem Eingangsstempel versehen. Danach wird die Rechnung mit dem Cargo-System und den bestehenden Verträgen verglichen. Wenn alle Angaben übereinstimmen, wird die Rechnung an die Buchhaltung übermittelt.



Bei einer Rechnung fällt eine Differenz auf, diese Rechnung wird beim Spediteur per E-Mail reklamiert.


Der Vertrieb meldet, dass eine Sendung bei einem Kunden nicht pünktlich zugestellt wurde. Daraufhin wird im Track und Trace Portal des zuständigen Spediteurs die Sendung mit Hilfe der Referenznummer oder Barcodenummer gesucht. Im Portal steht, dass die Sendungszustellung um zwei Tage nach hinten verschoben wurde. Diese Info wird vom Frachtenmanagement an den Vertrieb weitergegeben.



Ein neuer Spediteur stellt sich dem Frachtenmanagement der MS Motorservice International GmbH vor, da für eine bestimmte Region ein neuer Spediteur gesucht wird.



Ausgangsrechnungen werden für die Post vorbereitet und über die Versandabteilung an die Kunden oder Spediteure geschickt.


PRIORITY

Die Abteilung Frachtenmanagement ist für alle Eingangs- und Ausgangsfrachten bei der MS Motorservice International GmbH zuständig.

Dazu gehören Aufgaben wie bspw. die Routenplanung (Fixierung) der Ausgangssendungen, die Änderung von Terminen bei der Warenanlieferung sowie die Planung und Überwachung des Frachtenverkehrs.

Das Ziel des Frachtenmanagements ist es, einen möglichst reibungslosen, effektiven, umweltfreundlichen und wirtschaftlichen Warenverkehr zu ermöglichen. Dazu werden zuverlässige Partner benötigt. Mit diesen besteht ständiger Kontakt, sodass Rückfragen schnell geklärt werden können.

Kernaufgabe des Frachtenmanagements ist es, alle Sendungen, je nach Incoterm, vom Warenausgang von Motorservice bis zum Wareneingang beim Kunden zu organisieren. Bei Sendungen ins Ausland ist es wichtig, alle geltenden Vorschriften zu beachten und umzusetzen.


RECHNUNGSPRÜFUNG

Rechnungen auf Korrektheit und Vollständigkeit mit Hilfe der geltenden Verträge und des Cargo-Systems überprüfen

CARGO-SYSTEM

  • System dient zur Darstellung des gesamten Frachtenverkehrs bei Motorservice
  • beinhaltet alle Daten zu den Sendungen
  • unterstützt bei der Rechnungsprüfung

LUFTFRACHT

  • Luftfrachten kommen bei Motorservice aufgrund von hohen Preisen eher selten vor
  • Luftfrachten werden meist bei eiligen Sendungen verwendet

PAKET-ANMELDUNG

  • Pakete online bei verschiedenen Speditionen anmelden
  • Daten wie Gewicht, Anzahl der Packstücke und Anschrift bei der Anmeldung angeben sowie das Volumen berechnen

TOURENPLANUNG

  • Überprüfung der Sendungsberechtigung
  • wirtschaftliche und umweltfreundliche Planung der Touren

AZUBI AUFGABE

Kontrolle der Frachtrechnungen auf Anzahl der Paletten und Packstücke, Gewicht, Anschrift, Volumen und Preis mit Hilfe des Cargo-Systems.

Anmeldung von Paketsendungen in den Online-Portalen der Spediteure.


NACHGEFRAGT

Sendungsverfolgung:

Die Kollegen im Vertrieb erfragen den Lieferstatus der Fracht, da der Kunde seine Ware noch nicht erhalten hat.

Das Frachtenmanagement prüft den Status der Sendung mit Hilfe der Sendungsverfolgung.

Dazu wird im Track und Trace Portal des jeweiligen Spediteurs die Referenznummer der Sendung oder die Barcodenummer des Packstücks gesucht. Eine andere Möglichkeit besteht darin, direkt beim Spediteur anzufragen.

Im Anschluss bekommt der Vertrieb die Information über die Sendung.

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