Datenschutzinformationen für das Bewerbungsverfahren der Rheinmetall Group

I. Verantwortlicher

Das elektronische Bewerbermanagementsystem wird von der Rheinmetall AG als zentraler Recruitingservice zur Abwicklung des Stellenbesetzungs- und Bewerbungsprozesses auch für andere Gesellschaften der Rheinmetall Group betrieben. Verantwortlicher für die jeweilige Stellenausschreibung und die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsprozess ist grundsätzlich die in der jeweiligen Stellenausschreibung angegebene Rheinmetall-Konzerngesellschaft.

 

II. Personenbezogene Daten

Im Rahmen der Einreichung Ihrer Bewerbungsunterlagen ist es erforderlich, dass Sie mindestens folgende Informationen angeben:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Anschrift
• Anschreiben
• Lebenslauf

Im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses können Sie weitere bewerbungsrelevante Angaben machen, um Ihre Bewerbungsunterlagen zu vervollständigen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse und weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder sexuelle Orientierung, genetisch und biometrische Daten) werden durch Rheinmetall nicht absichtlich erhoben. Dementsprechend bitten wir Sie, im Rahmen Ihrer Bewerbung, grundsätzlich keine Angaben zu den voranstehenden Kriterien zu machen.

Sollten besondere Angaben, aufgrund der zu besetzenden Position erforderlich sein, wie bspw.

• Polizeiliches Führungszeugnis
• Schufa-Auskunft
• Ergebnisse des Eignungstests
• Ergebnis der ärztlichen Eignungsuntersuchung (geeignet, nicht geeignet, bedingt/eingeschränkt geeignet)
• Ergebnis einer Sicherheitsüberprüfung nach SÜG

so werden wir Sie gesondert im Bewerbungsprozess darüber informieren und diese Informationen einholen.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

 

III. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der Rheinmetall AG wie folgt:

Rheinmetall AG
Corporate Compliance
Datenschutzbeauftragter
Rheinmetall Platz 1
40476 Düsseldorf
Deutschland
DSB-RhAG@rheinmetall.com

 

IV. Datenherkunft

Grundsätzlich erhalten wir die Daten direkt von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

Sollten Sie im weiteren Bewerbungsverfahren berücksichtigt werden, werden wir einen Abgleich mit den Sanktions- und Terrorlisten vornehmen. Bei ausgewählten Stellen werden wir nach Rücksprache mit Ihnen eine Überprüfung Ihrer Angaben vornehmen. Dazu werden wir, wenn es erforderlich ist, Ihre Angaben durch Rückfragen bei den von Ihnen angegebenen Arbeitgebern, sowie bei Dun & Bradstreet, Thomson Reuters World Check, Google, XING, LinkeIn und anderen Social Media Plattformen überprüfen.

 

V. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Sämtliche von Ihnen im Bewerbungsportal angegebenen personenbezogenen Daten, einschließlich der sich aus allen von Ihnen beigefügten Anlagen ergebenden Daten, werden von der Rheinmetall AG, beziehungsweise der für die jeweilige Stellenausschreibung zuständigen Rheinmetall Konzerngesellschaft, ausschließlich zum Zwecke Ihrer Bewerbung verarbeitet.

Die Rheinmetall Group verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Um den Datenschutz zu wahren erfolgen solche Datenverarbeitungen erst nach Abschluss der Bewerberauswahl und unmittelbar vor Ihrer Einstellung.

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten:

• Zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.
• Datenabgleich mit EU-Anti-Terrorlisten nach Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und 881/2002: Als Unternehmen sind wir aufgrund EU-Rechts verpflichtet, an der Terrorismusbekämpfung mitzuwirken. Personen und Organisationen, die auf den Terrorlisten geführt sind, dürfen keine Gelder zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellungsverbot). Aus diesem Grund sind wir zu einem Namensabgleich mit den uns vorliegenden Terrorlisten verpflichtet.
• Bei ausgewählten Stellen sind wir aus Gründen der Sorgfaltspflicht angehalten den Bewerber und dessen Angaben zu überprüfen. In diesen Fällen wird ein sogenanntes Pre Employment Screening vorgenommen. Sollte dies für Ihre Stelle erforderlich sein, so werden wir Sie vorher über Art, Form und Umfang gesondert (persönlich) informieren.
• Die Weitergabe der Daten im Rahmen einer fachlichen Führung durch einen Mitarbeiter eines andern Konzernunternehmens.

Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten (vgl. Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG). In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

• Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren (siehe Ziffer X)
• Weitergabe der Bewerbung an Konzernunternehmen national (siehe Ziffer XI)
• Weitergabe der Bewerbung an Konzernunternehmen international (siehe Ziffer XII)

Sollten Sie uns gegenüber, entgegen unserer Aufforderung, besondere Kategorien personenbezogener Daten bekanntgegeben haben, so stützt sich die Erhebung und Speicherung auf Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO. Eine weitere Verarbeitung durch uns erfolgt nicht.

 

VI. Empfänger der Daten

Ihre personenbezogenen Daten sind den jeweils zuständigen Personalverantwortlichen in der Rheinmetall Group zugänglich und werden im Einzelfall ausgewählten Führungskräften zur Verfügung gestellt. Dies können im Rahmen einer fachlichen Steuerung auch Führungskräfte anderer Konzerngesellschaften umfassen. Eine fachliche Steuerung bedeutet, dass fachspezifisch im gesamten Konzern bestimmte Themen gesellschaftsübergreifend unter einer einheitlichen Leitung zusammengefasst sind. Mithin ist es möglich, dass Sie in Abhängigkeit von der ausgeschriebenen Stelle bei einer Gesellschaft angestellt werden, Ihre Führungskraft aber bei einer anderen Gesellschaft angestellt ist.

Das Bewerber-System wird als Software as a Service durch einen IT-Dienstleister betrieben, insoweit kann auch der IT-Dienstleister im Rahmen der Wartungs- und Servicetätigkeiten Zugriff auf das System erlangen.

 

VII. Länder außerhalb der Europäischen Union

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der EU in Unternehmen der Rheinmetall Group verarbeitet.

Soweit die ausgeschriebene Stelle eine Anstellung in einem Konzernunternehmen der Rheinmetall Group außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) betrifft oder Ihre fachliche Führungskraft außerhalb des EWR tätig ist, werden Ihre personenbezogenen Daten auch an das Konzernunternehmen übermittelt. Zum Schutz Ihrer Daten treffen wir besondere Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten in den Drittländern ebenso sicher, wie innerhalb der Europäischen Union, verarbeitet werden.

 

VIII. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und Rheinmetall nicht zustande kommt, speichern wir Ihre Daten für weitere acht Monate, da dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist.

Die Frist beginnt mit Abschluss des individuellen Bewerbungsprozesses (Absage oder Einstellung) zu laufen. Diese Frist gilt für jede Ihrer Bewerbungen.

Im Falle einer Aufnahme in den Talent Pool (siehe Ziffer X) und der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten in diesen erfolgt die Datenlöschung nach den entsprechenden o. g. datenschutzrechtlichen Grundsätzen mit der Maßgabe, dass wir von Ihnen nach vierundzwanzig Monaten eine Aktualisierung Ihrer Daten anfordern werden. Sollten Sie auf die Anfrage nicht reagieren bzw. Ihre Angaben nicht aktualisieren, werden wir Sie aus dem Talent Pool herausnehmen und Ihre personenbezogenen Daten und Ihr Bewerberprofil löschen.

 

IX. Rechte als Betroffener

Jede betroffene Person hat

• das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie
• das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an den Verantwortlichen oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden oder an das Recruiting Center unter Datenschutz-im-bewerbungsprozess@rheinmetall.com oder postalisch an Recruiting Center, Hammfelddamm 7, 41460 Neuss unter dem Betreff „Datenschutzbeschwerde“. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

 

X. Aufnahme in den Talent Pool

Wir werden im Rahmen des Bewerbungsprozesses prüfen, ob wir Ihnen eine Aufnahme in unseren Talent Pool anbieten können. Hierbei handelt es sich um eine Datenbank, in der Ihre Bewerberdaten gespeichert werden, um Sie in Zukunft bei einer passenden freien Stelle direkt berücksichtigen zu können. Zu gegebenem Zeitpunkt im Bewerbungsprozess würden wir Sie über diese Möglichkeit informieren und Sie in unseren Talent Pool einladen. Im Rahmen dieser Einladung haben Sie die Möglichkeit in die Aufnahme in den Talent Pool einwilligen zu können.

 

XI. Pre Employment Screening (PES)

Das PES wird nur auf ausgewählte und nach einem transparenten System als risikobehaftet deklarierte Stellen angewendet. Grundsätzlich sind derzeit die folgenden Stellen für ein PES vorgesehen:

• Vorstände
• Aufsichtsräte
• Geschäftsführer
• Geschäftsleitungen
• Leitungspersonal ab Hauptabteilungsleiter-Ebene, sowie Abteilungsleiter-Ebene in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Forschung und Entwicklung, und Finanzen
• Stellen in sicherheitsrelevanten Bereichen wie Konzernsicherheit, Compliance Officer und Compliance Manager
• Gesetzliche Beauftragte aus den Bereichen Antidiskriminierung/Diversity, Datenschutzbeauftragter, Geheimschutzbeauftragter, KWKG-Beauftragter und Sicherheitsbeauftragter nach SÜG

Sollte die von Ihnen angestrebte Stelle von einem PES betroffen sein, so werden wir Sie vor der Durchführung des PES nochmal gesondert informieren.

Das PES umfasst grundsätzlich:

• Abgleich mit Staaten- und sog. Sanktions-/Terrorlisten (z.B. EU Financial Sanctions List oder OFAC-Liste);
• Prüfung mittels lizensierter Recherchequellen/Datenbanken (z.B. Dun&Bradstreet oder Thomson Reuters World Check) Online-Recherche (z.B. Google oder ausländische Suchmaschine);
• Prüfung von Social Media Plattformen (z.B. Berufsnetzwerke oder Twitter);
• Befragung Ihrer ehemaligen Arbeitgeber (aktueller Arbeitgeber nur nach Rücksprache und Ihrer Freigabe).

Dabei werden die folgenden personenbezogenen Daten über Sie im Rahmen des PES verarbeitet:

• Name;
• Anschrift (geschäftlich und privat);
• Telefon- und Faxnummer/E-Mail-Adresse;
• Angaben zum Lebenslauf;
• Arbeitszeugnisse;
• Ausbildungs- und Qualifikationsnachweise;
• Schufa-Auskunft (wird nur bei ausgewählten Stellen eingeholt, z.B: Funktionen mit Budgetverantwortung oder in sicherheitsrelevanten Bereichen);
• Polizeiliches Führungszeugnis (wird nur bei ausgewählten Stellen eingeholt, z.B: Funktionen mit Budgetverantwortung oder in sicherheitsrelevanten Bereichen).

Empfänger meiner personenbezogenen Daten sind die Rheinmetall Gesellschaft, in der ich eine Beschäftigung anstrebe, sowie das Recruiting Center und die Abteilung Compliance Assessment & Monitoring der Rheinmetall AG.

Sie können die Datenverarbeitung ablehnen oder jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Dann können wir Sie aber ggfs. nicht für die ausgewählte Stelle berücksichtigen.

Das PES dient der präventiven Vermeidung einer mit Compliance-, Sicherheits- oder sonstigen Reputationsrisiken verknüpften Personalauswahl und der Erfüllung der Geschäftsleitungspflichten zur sorgfältigen Personalauswahl (§ 130 OWiG).

Ferner ist der grundlegende Zweck der datenverarbeitenden Tätigkeit die generelle Prävention von Reputationsschäden der Rheinmetall Group sowie ihrer unterschiedlichen Gesellschaften.

Die datenschutzrechtliche Erlaubnis ergibt sich regelmäßig aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse), sowie bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (vgl. Art. 9 Abs.1 DSGVO) lediglich für die Daten, die die die betroffene Person offensichtlich öffentlich gemacht hat (vgl. Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO).

Konkret sollen folgende Risiken für die Rheinmetall Group durch das PES identifiziert werden:

• Reputationsschaden durch Anstellung von „Betrügern“
• Abwehr von Terrorismus und Extremismus
• Gefahr von Industriespionage
• Ungewollter Informationsabfluss